„Diener zweier Herren“ oder „Linie versus Projekt“.

Es ist nicht unüblich, dass eine Firma in einer Matrix organisiert ist. Wir haben dort zum einem die Linie, also die Firmenstruktur, mit Vorgesetzten und disziplinarischer Leitung. Zum anderen werden die Mitarbeiter auch in Projekte geworfen. Wenn man 100 Prozent in einem Projekt aufgeht, dann hat man Glück, denn man kann sich fokussieren. Wer aber zu 50% im Projekt und zu 50% in der Linie arbeitet, der muss sich oft entscheiden, was jetzt vor geht. Oft geht dies Hand in Hand mit dem Wunsch sich zu rechtfertigen und einem schlechten Gewissen, falls man die 50/50 Regelung nicht eingehalten hat.

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Als Qualitätsmanagement-Team stehen wir prototypisch für dieses Problem. Wir müssen uns für Projekte zerreißen und für die Linie die Grundlagen- und Forschungsthemen angehen. Aus diesem Grund haben wir uns ein paar Projektrichtlinien aufgestellt, die wir am Anfang eines neuen Auftrags klar kommunizieren.

Fangen wir mit der ersten Regel an. Anfänglich muss man sich darüber im klaren sein, was es eigentlich bedeutet zu 50% im Projekt zu sein. 40 Stunden hat die Arbeitswoche. Das bedeute für uns aber nicht, dass 20 Stunden für ein Projekt übrig sind. Regeltermine aus der Linie werden abgezogen. Bei uns sind das Team-Jour-Fixe, 1:1-Termin mit dem Teamleiter und eine Retrospektive alle zwei Wochen. Eine Stunde Puffer packen wir auch noch drauf. Die Projektarbeitswoche hat also nur noch 36 Arbeitsstunden. Ein 50%-Projekt bekommt somit 18 Stunden zur Verfügung. Natürlich kann man die Stunden auch auf die Linie verrechnen, das wird von Unternehmen zu Unternehmen anders sein, es sollte einfach nur klar definiert sein. Wir haben uns dazu entschieden sie zu gleichen Teilen aufzuteilen, denn wenn man in zwei Projekten jeweils zu 50% involviert wäre, dann müsste die Aufteilung ebenfalls halbe-halbe sein.

Unsere weiter Regel regelt den Urlaub. Urlaub wird von uns nicht kompensiert. Trotzdem versuchen wir bei Abwesenheit Ersatz zu finden. Früher hatten wir es genau andersrum. Wir haben gesagt, dass wir den Urlaub kompensieren, aber es nicht garantieren können, dass ein Kollege einspringt. Im Prinzip ist es die gleiche Aussage, zumindest hat das Projekte die gleiche Chance drauf einen Ersatz zu bekommen. Beim alten Vorgehen waren wir aber in der Bringschuld und wurden mit negativen Blicken bestraft, wenn wir keinen Ersatz gefunden haben. Im heutigen Zustand, sind wir die Helden, wenn wir jemanden finden, obwohl wir das eigentlich nicht müssten. Für mich ist dieser Ansatz der entspanntere.

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Regeln Nummer Drei bezieht sich wieder auf die Arbeitszeiten. Wir wissen jetzt was 50% bedeutet, wie sich diese über den Tag verteilen ist aber noch nicht geregelt. Unserer Erfahrung nach ist es besser, klare Spielregeln zu definieren. Diese dürfen zwar gebrochen werden, aber dann muss man sich die Genehmigung von Linie oder Projekt holen. In unserem Fall fahren wir recht gut mit einer Vormittags-Nachmittags-Trennung. Linie am Nachmittag und das Projekt davor. Für die Kollegen, ist dies eine recht einfache, aber effektive Erleichterung, da man viele Entscheidungen von ihren Schultern nimmt. Es ist wie Feierabend. Mittags Feierabend vom Projekt und der neue Job beginnt.

Macht es nicht zu eurem Problem.

Meiner Meinung nach die wichtigste Regel ist die Vierte, auch wenn sie nicht direkt mit dem Projekt abgestimmt sein muss. Auch wenn man die drei ersten Regeln befolgt, wird es immer mal wieder zu Konflikten kommen. Das ist so sicher, wie das Amen in der Kirche. Aber wie sollte man sich entscheiden, wenn Linie und Projekt beide an einem zurren und ziehen? Ganz einfach. Lass deinen Chef entscheiden. Sobald du eine Seite vernachlässigst, wird diese sauer auf dich sein. Mach‘ das also nicht zu deinem Problem und lass die nächste höhere Instanz das Entscheiden. Auch wenn man denken könnte, dass der Teamleiter immer zuerst die Linie sieht, muss dies nicht so sein. Egal wie es ausgeht: macht es nicht zu eurem Problem.