Der Themenspeicher.

Meetings sind was tolles. Man kann reden und reden und am Ende steht man dabei häufig genau an der gleichen Stelle, wie davor. Wir alle kennen es, wenn eine Reihe von Meetings nicht sauber geführt wird und man danach eigentlich kaum noch Lust hat sich irgendwann überhaupt noch mal mit den Kollegen zu treffen. Meetingkultur ist in den meisten Unternehmen, zumindest in denen ich gearbeitet habe, nicht ab der Tagesordnung.

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Sicherlich werden hier die nächsten Wochen und Monate noch einige Artikel über Meetings, deren Vorbereitung, Durchführung und Abschluss folgen. Heute geht es jedoch „nur“ um eine kleine Technik, die sich Themenspeicher nennt.

Versetzen wir und in ein typisches Meeting. Das Thema ist klar umrissen, um das es geht. Trotzdem wissen wir aus Erfahrung, dass wir abdriften werden. Da tauchen Schlagwörter in den Diskussionen auf, denen nachgegangen wird und ehe man es überhaupt merkt, diskutiert man ein ganz anderes Thema. Kommt einem bekannt vor? Mir auf jeden Fall. Ein Moderator – und jedes Meeting sollte einen haben – würde jetzt die Diskussion abbrechen und wieder zum eigentlichen Thema zurückkehren. Ein abruptes Ende der Diskussion ist zwar für den eigentlichen Termin sinnvoll, die Beteiligten wird es trotzdem nicht glücklich machen. Das Thema scheint ja wichtig zu sein und die Diskussion wertvoll, wenn richtig geführt.

Abbrechen oder Weitermachen? Zwickmühle? Eigentlich gar nicht. Hier kommt der Themenspeicher ins Spiel. Der Moderator ist sich im Klaren, dass das Thema ausdiskutiert werden soll bzw. muss. Aber eben nicht in seinem Termin. Warum also nicht alle Themen die aufkommen an das Whiteboard schreiben. Vorteil Nummer 1: so gehen sie nicht verloren. Vorteil Nummer 2 ist meiner Meinung nach aber noch bedeutender. Die Teilnehmer fühlen sich nicht abgewürgt.

Mein Thema ist wichtig, sonst würde es nicht an der Tafel stehen

Einfach mal probieren. Es wirkt wunder.

Wichtig ist es danach sauber mit den Themenspeicher umzugehen. Wenn die Tafel nach dem Termin einfach geleert wird, dann hatte man zwar ein zielführendes Meeting, aber die Technik wird beim nächsten Mal nicht mehr ziehen. Der Moderator muss sich also im Vorfeld sicher sein, dass zumindest ihm der Prozess klar ist, wie damit umgegangen wird. Beim ersten Eintrag wird dieser dann nur noch kommuniziert.

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Am einfachsten ist es sicherlich, wenn man die Punkte fotografiert und an das Team schickt. Letztendlich ist die Moderationsrolle ja nur für den Termin bei einem selbst. Danach sollte das Team wieder alleine funktionieren. Man ist also nur noch einer von vielen und muss sich nicht um das weitere Vorgehen kümmern. Hier kann man aber auch so engagiert wie man möchte vorgehen und wenn einen die Themen selbst betreffen, dann wird auch der Einsatz höher sein.