Jour-Fixe-Protokoll

Bei uns in der Firma gibt es einmal die Woche einen Jour-Fixe pro Team. In diesem Termin sitzen alle Teammitglieder zusammen und erzählen, was sie so alles die Woche über getrieben haben. Weil es teilweise die einzige gemeinsame Stunde in der Woche war, war es wichtig ein Protokoll anzufertigen, damit alle, die nicht teilnehmen konnten auch informiert wurden.

Angefangen haben wir mit einem Exceldokument und einem Protokollanten. Meine Güte, haben wir diesen Job gehasst. Man hat auch gerne mal seinen Laptop vergessen, wenn man an der Reihe war. Alles war erlaubt, wenn es darum ging, dieses doofe Protokoll nicht schreiben zu müssen.

Wer schon mal eine geschrieben hat, weiß erst, wie schwer es ist, aus den Informationen, die die Kollegen zum Besten geben, dir wirklich wichtigen Dinge rauszufiltern und sie zeitgleich in Schriftform zu bringen. Zum Glück kann man als Informatiker recht schnell tippen. Ist ein großer Vorteil.

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Als wir als QM-Team ausgegründet wurden, war dieses Protokoll eines der ersten Linienthemen, das wir geändert haben. Wir wollten alle störenden Elemente entfernen und damit haben wir angefangen. Protokoll haben wir aber trotzdem gewollt, aber halt nicht das Protokollschreiben.

Schritt eins unserer Veränderung war der Umzug von Excel zu Google Docs. Yeah. Dieses Internet ist was tolles. NSA gab’s damals übrigens noch nicht. Auf jeden Fall konnten wir ab jetzt alle gemeinsam im Dokument arbeiten. Auch mal von Zuhause und auch mal alle gleichzeitig. Warum sollten wir das wollen? Der Grund war Schritt zwei. Wir haben begonnen mit einer Agenda für den Termin zu arbeiten. Jeder Mitarbeiter, der was zu sagen hatte, musste es vor dem Jour-Fixe bereits ins Protokoll eintragen. So hatten wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Aus der Agenda wurde das Protokoll. Der Schriftführer musste also nur noch ein paar Stichwörter ergänzen. Für uns waren damit alle Probleme gelöst. Protokollieren war nicht mehr schlimm.

Wir wären aber nicht Informatiker, wenn wir nicht noch ein wenig mehr Technikliebe zeigen würden. Ich wollte noch, dass Protokollpunkte, die geschlossen waren und seit über sieben Tagen nicht verändert wurden aus dem Protokoll ausgefiltert werden.

Ein wenig JavaScript-Bastlerei später hatte ich das dann auch gebastelt. Tolles Feature. Jedes mal, wenn man eine Zeile verändert, wird ein Feld beschrieben mit dem Änderungsdatum. Und schon konnte man einen Filter setzen. Älter als sieben Tage und Status = geschlossen. Falls jemanden der Code dazu interessiert. Tadaaa:

function onEdit() 
{
 setLastChangeField();
}

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function setLastChangeField()
{
  var s = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  if( s.getName() == "2013" ) { //checks that we're on the correct sheet
    var r = s.getActiveCell(); 
    var activeRow = r.getRow();
    var activeCol = r.getColumn();
    if( (activeRow > 1) && (11 > activeCol )) {
      s.getRange(activeRow, 11).setValue(new Date()); 
    }
  } 
}

Ich fand das Snippet ganz praktisch und ich habe es auch schon wieder in anderen Tabellen verwendet. Also am besten den Artikel irgendwohin wegspeichern und glücklich sein.