Meeting. Ich will doch nur arbeiten.

Es ist nicht zu schwer verhindern. Das Meeting. Softwareentwickler hassen es, das Management liebt es. Kaum hat der Programmierer sich in ein komplexes System hineingedacht, öffnet sich auf seinem Monitor ein kleines Fenster, welches ihm einen Hinweis gibt, dass er nur noch 15 min Zeit hat, bis der nächste Termin stattfindet. Dies alleine wäre noch nicht schlimm, die Tatsache, dass die meisten Meetings ein Gefühl der Unnötigkeit mit sich bringen, bringt auch den Zorn mit, mit dem manchen Menschen solchen Terminen gegenüberstehen.

Das Meetings nicht unnötig sind, ist den meisten Teamplayern bewusst, der Austausch an Informationen ist wichtig für den Projekterfolg, auch die gemeinsamen Diskussionen beeinflussen die Qualität der Produkte, die es zu erstellen gibt. Trotzdem werden schätzungsweise 50 Prozent aller Gruppentermine als nicht erfolgreich wahrgenommen. Da zu einem erfolgreichen Projekt auch erfolgreiche und nicht weitverbrennende Termine gehören, gilt es zu analysieren, warum das teure Beisammensein häufig erfolglos scheint. Im Normalfall sind es immer wieder die gleichen Probleme die auftreten:

• Durcheinanderreden und Monologe der Teilnehmer – Viele dominante Kollegen nutzen solche Augenblicke, um sich zur Schau zu stellen und all ihr Wissen in minutenlangen Monologen wiederzugeben. Zusätzlich passiert es bei hitzigen Debatten, dass alle Teilnehmer gleichzeitig reden wollen. Ist die Stimmung eines solchen Termins erst mal vergiftet, ist es schwer wieder auf eine sachliche Ebene zu gelangen.
• Abschweifen vom eigentlichen Thema – Häufig passiert es, dass die Teilnehmer weit vom eigentlichen Thema abkommen, da kommt von vom eigentlichen Fokus schnell zu Problem B und von dort zu Problem C. Diese Punkte sind sicherlich auch für den Projekterfolg wichtig, trotzdem helfen sie einem nicht beim eigentlichen Grund des Meetings.
• Überziehen der Termine – Eine Stunde rum, diverse hitzige Diskussionen hinter sich gebracht, aber ein Konsens wurde nicht gefunden. So oder so ähnlich enden viele schlecht laufende Besprechungen. Durch die harten Anschläge weiterer Termine bleibt in einem solchen Fall auch keine Zeit mehr noch schnell ein Ergebnis zu formulieren und wenn es dann doch gelingt, wurde es übers Knie gebrochen und wird sicherlich nach kurzer Zeit wieder auf dem Tisch landen.
• Unsicherheit beim Ergebnis – Termin abgeschlossen. Die Teilnehmer gehen mit einem guten Gefühl raus, im Nachgang wird aber klar, dass gar nicht alle Teilnehmer das Ergebnis des Termins identisch in Erinnerung haben. Nach einer Woche werden es immer mehr, die sicher sind, dass genau das Ergebnis in ihrem Köpfen das richtige war und man sich wundert, dass andere nicht genau das gleiche denken.

Meetings werden häufig als nervend wahrgenommen und der Grund dahinter nicht analysiert. Häufig sind es aber genau die vier aufgeführten Punkte, die einen eigentlich nützlichen Termin als Strapaze enden lassen. Dabei hilft die Erstellung und die Einhaltung einfacher Meetingregeln bereits das gröbste aus der Welt zu schaffen.

• Es existiert eine Agenda – In der Einladung der Besprechung wird bereits genau beschrieben, wie der Termin ablaufen soll. Dieser Ablaufplan wird am Anfang einmal durchgesprochen, damit alle Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Das Abschweifen wird somit bereits unterbunden, da eine klare Struktur des Themas behilflich ist sich selbst klarer zu strukturieren.
  Zusätzlich können sich Teilnehmer auf Grund der Agenda gezielt vorbereiten. Bemerkungen werden wertvoller und die eingebrachten Informationen hochwertiger. Oft sind Lösungen, die auch den gemeinsamen Tenor treffen, im Vorfeld in den Köpfen ausgearbeitet – vielleicht auch unterbewusst – und müssen nur erläutert werden. Gur vorbereitete Termine finden häufig schneller zu einem Konsens als spontane Treffen.
• Ein Moderator wurde bestimmt – Die Kunst der Moderation ist sicherlich keine einfache. Die Ernennung eines Moderators erhöht die Struktur aber auf mehreren Ebenen. Zum einen versucht ein guter Moderator fachlich neutral zu agieren, was bedeutet, er kann unterschiedliche Meinungen an einen Tisch bringen und bei der Konsensfindung behilflich sein. Zusätzlich hat er die Aufgabe den Prozess zu verteidigen.
• Nähert sich der Termin dem Ende, so muss den Teilnehmern frühzeitig dies mitgeteilt werden, so dass sich auf ein Ergebnis oder weiteres Vorgehen geeinigt werden kann.
• Unnötig lange Monologe können, mit Verweis auf die zur Verfügung stehenden Zeit, abgebrochen werden.
• Abschweifende Kommentare und Nebendiskussionen müssen unterbunden werden. Je früher hier gestoppt wird, desto einfacher ist der Weg zurück zum Hauptthema.
  • Bestimmung der Ziele – Damit der Erfolg eines Termins eintreten kann, muss klar definiert werden, was eigentlich das Ziel ist. Dieses Ziel gilt es bereits in der Einladung neben der Agenda festzuhalten. Das Ziel ist zusätzlich ein wichtiges Werkzeug des Moderators. Nur so kann bestimmt werden, ob Monologe, Abschweifungen oder sonstige vermeintliche Störungen zielführend sind.
  • Ergebnisprotokoll – Nach Durchführung des Termins müssen die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Damit dies nicht zur Qual wird – wir wissen wie Informatiker auf die Erstellung von Protokollen reagieren – gilt es das Protokoll bei einem Standardtermin möglichst kurz zu halten. Ein guter Moderator lässt noch im Termin die Teilnehmer selbst die Ergebnissätze formulieren und beharrt darauf, dass kurz und prägnant sind. Wenn man ein Ergebnis nicht auf den Punkt bringen kann, dann ist es noch zu schwammig und muss noch einmal in die Runde gehen.

Wie bei allen Regeln sollte mit einer kleinen Anzahl begonnen werden. Reichen sie, dann sollte man mit dem gleichen Verfahren durch alle Termine kommen. Reichen sie nicht, gilt es wieder in die Analysephase zu gehen und Punkte zu entfernen oder hinzuzunehmen.